05.04.2016 00:00

Aus GoBS, GDPdU etc. werden GoBD; was bedeutet dies für den Mittelstand?

Die GoBD fassen die steuerlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige IT-Buchführung aus Sicht der Verwaltung zusammen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) die bisherigen „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung zusammengefasst und ersetzt.

Die GoBD gelten für nach dem 31.12.2014 beginnende Veranlagungszeiträume. Die Unternehmen sollten diesen Regelungen entsprechend Beachtung schenken.

 

Die GoBD haben zwar keinen unmittelbaren Gesetzescharakter. Soweit aber ein Verstoß gegen die GoBD auch die Einhaltung der §§ 238,239 HGB oder die ordnungsmäßige Steuerermittlung tangiert, ist mit einem Verstoß gegen die GoBD auch ein Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften verbunden.

 

Wichtig ist, dass der sachliche Geltungsbereich der GoBD sehr weit gefasst ist und hier neben den Hauptsystemen der Buchführung auch die Vor- und Nebensysteme einschließlich der Schnittstellen betroffen sind. Die GoBD sind somit anzuwenden auf die eigentliche Finanzbuchhaltung mit ihren Nebensystemen (Lohn, Anlagevermögen, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehr etc.) aber auch Archivsysteme und Dokumentenmanagementsysteme oder elektronisch geführte Kassen, Waagen etc. gehören zum Anwendungsbereich.

Ferner schreiben die GoBD für jedes Datenverarbeitungssystem eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vor. Diese hat gemäß BMF auch eine Beschreibung des internen Kontrollsystems zu enthalten. Für Zwecke der steuerlichen Außenprüfung sind somit jetzt die Unternehmensprozesse aufzunehmen und die darin enthaltenen Kontrollen und deren fortlaufende Durchführung zu dokumentieren.

Es kann also nur geraten werden, sich mit den Vorschriften der GoBD auseinanderzusetzen und die bisherigen organisatorischen Voraussetzungen vor diesem Hintergrund noch einmal anzuschauen und ggf. zu ergänzen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.