14.08.2019 10:48

Die neuen GoBD 2019 treten am 1.Januar 2020 in Kraft

Mit Schreiben vom 11.Juli 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.

Die GoBD sollen insbesondere den neuen technischen Möglichkeiten im digitalen Wandel Rechnung tragen. Die GoBD sollen Rechtssicherheit und Klarheit in Bezug auf den Einsatz neuer technischer Möglichkeiten im Bereich der Buchführung für die Unternehmen schaffen.

Die GoBD wurden insbesondere in folgenden Punkten angepasst:  

·         Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Das heißt in Papierform erhaltene Belege können jetzt mit den unterschiedlichsten Geräten (Smartphone, Scanstraßen, Multifunktionsgeräten etc.) digitalisiert werden.

·         Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland. So können jetzt im Ausland erhaltene Papierbelege (z.B.: Hotelrechnung) unmittelbar über ein Mobiltelefon bildliche erfasst werden

·         Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig. Dies ist eine, insbesondere bei genehmigten Verlagerungen der elektronischen Buchführung ins Ausland, wichtige Klarstellung.

·         Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion. Zukünftig genügt es, also, die in ein unternehmenseigenes elektronisches Format konvertierten Unterlagen in diesem Format vorzuhalten ohne den Urbeleg zu verknüpfen.

·         Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen. Sollte sich die Cloud oder ihre Anwendungen im Ausland befinden, so sind die bisherigen steuerlichen Besonderheiten für eine Auslagerung der Buchführung oder Teilen davon ins Ausland zu beachten.

·         Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Die in der Dokumentation beschriebenen Verfahren müssen zu jedem Zeitpunkt der Aufbewahrungsfrist dem tatsächliche eingesetzten Verfahren voll entsprechen.

Zu beachten ist auch, dass die GoBD für alle Steuerpflichtige gelten, die in irgendeiner Form Bücher führen. Die Verantwortung liegt beim jeweiligen Steuerpflichtigen alleine unabhängig davon, ob eine steuerliche Beratung stattfindet oder nicht. Die Schwelle eine nach den Maßstäben der GoBD nicht ordnungsgemäßen Buchführung (formelle Mängel, Ungereimtheiten etc.) zu verwerfen liegt relativ niedrig. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist die Revisionssicherheit der Buchführung.

Laut GoBD 2019 müssen alle Belege (digitale Dokumente aus Fakturierungssystemen ‒ wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften sowie Kassenbücher oder Zeiterfassungen, die in einem Datenverarbeitungssystem erstellt werden etc.) revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden. Wie bislang sind die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten von digitalen Aufzeichnungen sicherstellen.

Bei Fragen sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

(Quellen:

https://www.d-velop.de/blog/compliance/gobd-2019-neufassung-der-gobd-steht-in-den-startloechern/; https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-07-11-GoBD.pdf;?__blob=publicationFile&v=